Einen Heiratsantrag schickt man nicht per E-Mail. Und bei Transformationen ist die personale Kommunikation elementar, um Mitarbeiter im direkten Kontakt für die neue gemeinsame Zukunft zu begeistern. Ein Kick-off oder eine Roadshow bei mehreren Standorten muss zum Anlass und Inhalt der Transformation passen. Die Zeit und der Aufwand zur Vorbereitung sind immer gut investiert. Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Das Erstellen der Dramaturgie, die Überprüfung der Inhalte gemäß „Master-Story“, die Inszenierung und Emotionalisierung, inklusive Teaser und Nachbereitung, übernimmt Peakom. Und wenn ein Unternehmen keine eigenen Ressourcen besitzt bzw. diese durch die Transformation überlastet sind, gehört auch die Organisation zu den Aufgaben.

Online- und Print-Medien sind aufgrund ihrer unterschiedlichen Funktionen in der Change Communication zu verbinden, ggf. mit bereits vorhandenen internen Medien. Die Architektur hängt stark vom Unternehmen ab: in Produktionsbetrieben haben wenige Mitarbeiter direkten Zugang zu Intranet & Co.. In dezentralen Vertriebsorganisationen dienen Printmedien als hochwertiger Teaser für die dort übliche Online-Kommunikation.

Peakom konzipiert und setzt sämtliche Mitarbeitermedien um, je nach den vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen in Unternehmen. Besonders bei speziellen Change-Medien, zum Beispiel bei Handbüchern, Sonderausgaben oder web-specials, bringt Peakom sein spezifisches Wissen und Erfahrungen ein, um die besonderen Bedürfnisse der Mitarbeiter bei Transformationen zu entsprechen. Erfolgstories und Lobeshymnen können kontraproduktiv wirken, wenn auf dem Flur negative Meldungen vorherrschen.

Viele Mitarbeiter sind in unterschiedlichen sozialen Medien unterwegs – von XING über Facebook bis Twitter. Diese Affinität können Unternehmen bei Transformationen für innovative Change Communication nutzen, als Einstieg in eine schrittweise Weiterentwicklung des Intranets mit einer „Social Media Suite“.

Für die Beteiligung ist die Relevanz für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter elementar: Projektleiter informieren in einem täglichen kurzen Tweet über den Stand der Dinge. Die Geschäftsleitung zeigt, wie man selbst die Transformation umsetzt. Schnelligkeit, Nähe und Authentizität tragen die Change Communication nachhaltig – wenn der Einsatz von Blogs & Co. kontinuierlich, offen und ehrlich erfolgt.

Entscheidend ist, die personellen Ressourcen bereit zustellen, um die Qualität und Quantität der Betreuung zu sichern, zum Beispiel zur Verarbeitung der Anregungen und Kritik von Mitarbeitern. Denn jede Rückmeldung sollte zeitnah beantwortet werden. Peakom agiert dabei in der Konzeption und als Coach, da natürlich die inhaltliche Realisation in den Händen der Mitarbeiter liegen sollte.

Wikis sind Kernelement einer Social Media Anwendung, nicht nur bei Transformationen. Das Ziel ist der leichte Wissensaustausch, um aktuelles und neues Wissen für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen. Bei Transformationen kann über Wikis die Komplexität reduziert, Ergebnisse leicht verfügbar gemacht und Links zur Vertiefung gesammelt werden.

Jedes Wiki sollte ein Thema haben. Ein harter Kern von Mitarbeitern erstellt einen Basisinhalt, damit von Anbeginn ein hoher Nutzwert für die tägliche Arbeit gegeben ist. Die Gefahr des Missbrauchs ist viel geringer als bei reiner E-Mail Kommunikation, da jeder Beitrag personalisiert ist und von jedem Mitarbeiter kommentiert werden kann. Sinnvoll sind häufig auch Wikis für einzelne Standorte oder auch die Führungskräfte.

Zudem sind kleine Anreize wichtig, dass zu Beginn die Nutzung motiviert wird, zum Beispiel durch Informationen, die nur im Wiki verfügbar sind, oder kleine Preise für die ersten neuen Beiträge. Peakom unterstützt in der Konzeption und Redaktion des Kernteams, da die fortlaufende Betreuung natürlich in den Händen der Mitarbeiter liegen sollte.